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Cómo las empresas se benefician de un software ERP en la nube

28 de noviembre de 2020 9:00:00 CST

Un enterprise resource planning (ERP) es un software de gestión, normalmente agrupado como un paquete de aplicaciones, que ayuda a las empresas a automatizar la recopilación, la gestión, el almacenamiento y la interpretación de datos. Un ERP utiliza información procedente de fuentes diversas, como prestaciones de servicios, inventarios, marketing y contabilidad.

Dado que la innovación es esencial para crecer en el entorno empresarial actual, cuanto más rápido pueda adaptarse y modernizarse una organización, mayores serán sus posibilidades de crecer con rapidez. 

Un software ERP tradicional suele ser muy rígido como para adaptarse al ritmo que demanda esta nueva dinámica. En cambio, los sistemas basados en la nube, como Oracle NETSUITE, agilizan los procesos de negocio de distintas maneras, comenzando por el hecho de que sus aplicaciones en línea no requieren instalación en servidores ni una larga curva de adaptación.

Así, estas soluciones han cobrado gran popularidad entre las pequeñas y medianas empresas, ya que, por su escalabilidad y su flexibilidad, pueden adaptarse con mayor facilidad a cualquier tendencia y medida de innovación que implementen. 

A continuación, se citan algunos de los beneficios que estas compañías pueden obtener de soluciones basadas en la nube como Oracle NETSUITE.

Ahorros

El costo inicial que conlleva la implementación de tecnologías ERP tradicionales suele ser mucho mayor al de uno basado en la nube. Si bien este último generalmente opera con un modelo de suscripción, muchos directores financieros prefieren minimizar los gastos de capital que reducir los costos operativos.

Y es que en organizaciones más pequeñas que trabajan con presupuestos ajustados a menudo observan que los costos a largo plazo asociados con el ERP en la nube son más accesibles que los de uno tradicional instalado en el sitio. Las pocas ventajas que tienen estos últimos están lejos de justificar su alto costo. 

Así, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas optan por soluciones en la nube con acceso multi usuario, para reducir sus gastos a largo plazo y mejorar la rentabilidad de la inversión.

Flexibilidad

Un software comoOracle NETSUITE es mucho más flexible que un ERP tradicional. Por ejemplo, gracias a su tecnología basada en la nube, cualquier usuario autorizado puede ingresar a las bases de datos de la empresa y agregar o editar campos en tipos de registros específicos desde cualquier lugar.

Las funciones adicionales de NETSUITE también permiten operar varias aplicaciones simultáneamente en los distintos procesos de negocio, en lugar de obligarlas a limitarse solo a algunas, lo que evita personalizaciones innecesarias y costosas de sistemas.

Automatización 

Actualmente, muchas empresas en el giro de los servicios requieren un alto nivel de automatización en los procesos comerciales y flujos de trabajo de sus operaciones. Estandarizar y automatizar sus procesos significa lograr una consistencia en las formas de administrar y atender a sus clientes.

En general, aquellas que automatizan sus flujos de trabajo utilizando un ERP basado en la nube suelen ser más efectivas en las interacciones con sus clientes, ya que pueden anticipar ineficiencias y emprender acciones correctivas a tiempo. Esta proactividad se traduce en altos índices de retención y satisfacción.

Mejor rendimiento

Uno de los mayores inconvenientes de un ERP tradicional es que necesita instalaciones y mantenimiento constantes para funcionar bien, lo que puede causar externalidades o pérdidas a causa de errores de configuración o faltas de soporte.

Por otro lado, al instalar soluciones en la nube es más fácil que las empresas puedan delegar estas funciones de sistemas a proveedores calificados y así eliminar la incertidumbre en torno a la integridad de su información.

Este equipo de expertos se puede encargar de toda la configuración y el soporte del software, además de la consultoría y la capacitación inicial para extraer todo su potencial según el giro específico de la empresa.

Inteligencia empresarial mejorada

Con los años, el número de empresas que utilizan BI (business intelligence) se ha disparado. Una aplicación cloud BI permite a los empleados de toda una organización acceder a sus datos de forma remota y sin necesidad de contar con un equipo robusto de TI o una configuración complicada.

La adopción de soluciones como la de NETSUITE Business Intelligence es particularmente común entre organizaciones que dependen en gran medida de sus departamentos de ventas y marketing para obtener información en tiempo real, analizar el comportamiento del cliente y mejorar sus porcentajes de conversión.

Un ERP en la nube con este tipo de aplicaciones es mucho más eficiente para almacenar grandes volúmenes de información e integrar datos recopilados de otras tecnologías de vanguardia como IoT (Internet of things).

Escalabilidad

Las soluciones ERP en la nube son mucho más escalables, lo que permite a las empresas agregar nuevos módulos y usuarios sin necesidad de recurrir a instalaciones complejas. 

Esta es una gran ventaja para las empresas en rápido crecimiento, ya que pueden escalar las funcionalidades de su sistema conforme sus necesidades comerciales hacen lo propio.

Por ejemplo, si una empresa que usa NETSUITE desea introducir un sistema de incentivos y administrar las comisiones de diferentes equipos de ventas, solo necesita comprar el módulo e ingresar los códigos de instalación correspondientes: un proceso sumamente simple y sin gran intervención de personal de TI.

Además, las empresas pueden controlar su acceso, añadiendo o eliminando usuarios para satisfacer las demandas que surjan en sus distintas etapas. Tal escalabilidad es prácticamente imposible con un ERP tradicional, ya que las empresas se ven obligadas a adquirir el mayor número posible de licencias sin mucha posibilidad de cambiar sobre la marcha.

Más enfoque en las competencias básicas

Muchas organizaciones pequeñas no tienen el personal suficiente o la capacidad financiera para cubrir sus necesidades tecnológicas. Si bien es posible que una empresa disponga de un departamento de TI, eso no significa que este tenga la competencia o el tiempo necesarios para atender el reto.

Un ERP en la nube permite que las empresas deleguen y subcontraten la mayoría de sus funciones de TI para así enfocar todas sus energías en sus actividades nucleares. 

Por ejemplo, una empresa dedicada a la distribución puede invertir en una solución así para centrarse en la satisfacción del cliente y las ventas, y no en el mantenimiento de sus tecnologías de información.

Participación de los empleados

Las soluciones ERP en la nube tienden a utilizar interfaces (UI) más modernas y sencillas que aquellas que requieren una instalación, lo que significa una menor curva de aprendizaje para empleados, clientes y proveedores.

En la mayoría de las organizaciones modernas, un software ERP en la nube crea menos resistencia a su uso, aunque siempre es una buena práctica comunicar los beneficios y facilidades de la nueva tecnología a todos los involucrados.

Impacto ambiental mínimo

Cualquier empresa que busque el éxito a una mayor escala debe considerar su huella ambiental como un factor clave de su estrategia de crecimiento. 

La adopción de un software ERP comoOracle NETSUITE es una decisión consciente en pro del medio ambiente. Puesto que los proveedores de aplicaciones en la nube utilizan una infraestructura compartida para servir a miles de usuarios simultáneos, estos ahorran energía optimizando la capacidad de sus servidores según la demanda del momento.

Seguridad de datos

Muchas empresas que recurren a un ERP en la nube evitan vulnerabilidades y filtraciones de datos, gracias a los altos estándares de seguridad de sus proveedores. 

Sabedores de que la información es uno de los activos más valiosos de las organizaciones, los ERP en la nube comoOracle NETSUITE adaptan y desarrollan mecanismos avanzados para protegerlas siempre contra accesos no autorizados.

En estos contextos, dado que los accesos se controlan con cuentas específicas y personalizadas, las compañías deciden quién puede ver sus datos al asignar privilegios y limitar el acceso a través de un panel de administración central.

 

Rápida implementación

La implementación de soluciones ERP en la nube es mucho más fácil y rápida en comparación con los sistemas tradicionales.

En 24 horas o menos, las empresas pueden configurar el sistema de su ERP, lo que les brinda la libertad de centrarse en el aprovechamiento de su potencial más que en sus requerimientos técnicos.

En resumen, un ERP como Oracle NETSUITE ayuda a los negocios a modernizarse y a enfrentar sus retos desde distintas aristas. Con su abanico de soluciones escalables, adaptables y seguras optimizan las operaciones de toda clase de negocios en distintas fases de crecimiento.